Lisa 
Als ich noch Studentin war, wurde ich einmal während meines Praxissemesters in einem Jenaer Hotel in dessen „Katakomben“ geführt, in denen sich stapelweise Ordner aneinanderreihten. Meine Aufgabe bestand darin, eine Rechnung aus den Vorjahren zu finden. So setzte ich mich mit mehreren Ordnern bepackt in eine Ecke und suchte nach diesem einen Beleg, der von der Buchhaltung benötigt wurde.
Alle Buchhalter und Buchhalterinnen kennen das: spätestens, wenn die Wirtschaftsprüfung vor der Tür steht und bestimmte Dokumente anfordert, geht die große Suche los. Immer in der Hoffnung, dass von vornherein alles ordnungsgemäß beschriftet und an der richtigen Stelle abgeheftet wurde, werden seitenweise Akten gewälzt.
Eine papierlose Alternative hierfür bietet eine revisionssichere elektronische Archivierung. Aus diesem Grund stellt TraSo in Zusammenarbeit mit dem IT-Unternehmen travelbasys ein zertifiziertes Archiv zur Verfügung, das langfristig aufbewahrungspflichtige Dokumente digital speichert.
Die Archivlösung nennt sich xArc und wird seit Oktober 2022 als zusätzliches Modul zu der Mid- und Backoffice-Software xMid angeboten. Damit werden nicht nur die bereits in xMid generierten Dokumente, wie Kundenrechnungen oder Reisebestätigungen, archiviert. Es können auch externe Buchhaltungsbelege aufbewahrt werden, die über einen Zwischenspeicher ins Midoffice hochgeladen und direkt einem Buchungssatz zugeordnet werden.
Über das Kontenblatt werden diese wiedergefunden und abgerufen. Das Archiv selbst kann über die Anwendung xSuite, ein Programm von travelbasys, aufgerufen werden. Die Investition für das digitale Archiv lohnt sich.
Wenn man bedenkt, wie hoch die Aufwendungen für Aktenordner, Papier, Druckerfarbe und Lagerraum sind, amortisieren sich die Kosten für diese Lösung auf langfristige Sicht recht schnell. Nicht zu verachten sind auch die Zeitersparnis und die Vorteile für ein ökologisches Nachhaltigkeitsmanagement.
Die erfolgreiche Kooperation mit travelbasys startete bereits Anfang 2022 mit der elektronischen Lieferung von Provisionsabrechnungen von Veranstaltern. Viele große Veranstalter liefern ihre Daten an travelbasys, wo diese aufbereitet und für Mid-/Backoffices zur Verfügung gestellt werden.
In xMid können die Leistungsträgerabrechnungen automatisch abgerufen und meist mit wenigen Klicks bearbeitet werden. Damit entfällt eine aufwändige manuelle Bearbeitung von physischen Veranstalterrechnungen.
Habt ihr Interesse an unserer digitalen Archivlösung xArc, den elektronischen Veranstalterabrechnungen oder einem anderen unserer Produkte, dann wendet euch unter der E-Mail-Adresse k.kories@traso.de an unsere Vertriebsmitarbeiterin Kerstin Kories.